Selon les dispositions du décret n°74-39 du 18 janvier 1974, l’indemnité allouée pour l’utilisation d’une langue étrangère vise à indemniser l’utilisation habituelle d’une ou plusieurs langues étrangères à l’occasion de l exercice des fonctions (décret 74-39 du 18 janvier 1974).
Cette indemnité peut être perçue par les agents titulaires et stagiaires employés à temps complet ou à temps non complet et par les agents non titulaires, à la condition qu’une délibération le prévoit.
Les conditions d’octroi sont les suivantes :
- avoir subi avec succès un examen d’aptitude dont les conditions sont fixées par la collectivité,
- être affecté aux guichets d’accueil du public et occuper des fonctions nécessitant l’utilisation habituelle d’une langue étrangère (conditions cumulatives),
L’utilisation d’une langue régionale dans les relations avec les usagers n’ouvre pas droit au bénéfice de l’indemnité (réponse ministérielle 18011 du 29 juin 1979).
Par conséquent et si on considère préalablement que la délibération prévoyant le versement de l’indemnité est existante et que l’agent a réussi l’examen d’aptitude, un agent qui utilisent une langue étrangère pour lire des documents ou pour écrire du courrier ne peut percevoir cette indemnité qu’à la double condition d’utiliser la langue étrangère et d’assurer l’accueil du public.