Le caractère probatoire et conditionnel du stage préalable à la titularisation dans un grade de la fonction publique territoriale résulte de la conjugaison des dispositions de l’article 46 de la loi n° 84- 53 du 26 janvier 1984 et de l’article 3 de la loi n° 84-594 du 12 juillet 1984. Ainsi, le stage est une période où l’agent est appelé à faire la preuve de son aptitude professionnelle. Pendant la période de stage, la manière de servir de l’agent est évaluée. Aucun texte ne définit la forme que doit prendre cette évaluation.

Dans un arrêt du 9 novembre 1984 (n° 19048), le Conseil d’Etat considère que les notations des agents stagiaires ne sont pas soumises aux conditions de forme prévues pour les agents titulaires. En particulier, les notes chiffrées des stagiaires peuvent ne pas être accompagnées d’une appréciation générale. La nécessité de procéder à une évaluation du stage conduit à une formalisation par un écrit qui peut donc revêtir la forme d’une notation. Toutefois, l’objet de cette notation est alors seulement de formaliser la capacité du stagiaire à remplir les fonctions du grade et non de le situer par rapport aux autres fonctionnaires en vue notamment d’un avancement.

Par ailleurs, si on se réfère au décret n° 86-473 du 14 mars 1986 relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux, la notation est établie chaque année au cours du dernier trimestre. Or, par définition, l’aptitude professionnelle en vue de la titularisation ne peut être complètement évaluée qu’à la fin du stage dont la durée normale est d’un an sur une période qui ne correspond pas avec l'année civile. La notation n’a donc pas vocation à s’appliquer aux stagiaires. De plus, les juridictions administratives ne sanctionnent pas l’absence de notation des stagiaires, ce qui confirme le caractère facultatif de cette opération. Toutefois, si l’autorité territoriale a procédé à une notation, la décision de titulariser ou non le stagiaire à l’issue du stage doit être cohérente avec la note (Conseil d’Etat, 22 avril1992, commune de Montgeron, n° 74017 et 85744).

Sous réserve de décisions des juridictions administratives qui viendraient remettre en cause le caractère facultatif de la notation des stagiaires, celle-ci ne constitue aucunement une obligation. Lorsqu’elle est effectuée, elle est dépourvue de lien avec la notation qui accompagne le déroulement de la carrière des fonctionnaires titulaires. Un fonctionnaire territorial qui, au moment de sa titularisation conserve un reliquat d’ancienneté suite à la prise en compte de services de non titulaire et/ou de services militaires et qui a fait l’objet d’une notation en tant que stagiaire ne peut pas, dès qu’il a accompli le temps complémentaire nécessaire, bénéficier d’un avancement d’échelon à l’ancienneté minimale, à moins que lors de l’accomplissement de ce temps complémentaire postérieur à la titularisation, il ait pu faire l’objet d’une notation en tant que fonctionnaire titulaire (source QE 543 du 18 octobre 2007, parue au JO S (Q) du 18 octobre 2007, p. 1867).

Selon l’article 17 de la loi du 13 juillet 1983, «les notes et appréciations générales attribuées aux fonctionnaires et exprimant leur valeur professionnelle leur sont communiquées». Par ailleurs, il est indiqué dans l'article 3 du décret du 14 mars 1986 que la fiche individuelle de notation comporte une appréciation d'ordre général exprimant la valeur professionnelle de l'agent et une note chiffrée allant de 0 à 20.

Le Conseil d’Etat considère que «ces dispositions ne soumettant l'appréciation de la valeur professionnelle de l'agent à aucune forme particulière, cette appréciation peut notamment résulter d'une référence à un tableau annexé ou inclus dans la fiche de notation et qualifiant les diverses aptitudes du fonctionnaire, le cas échéant par des indications données selon une échelle préétablie pour chacune de ces aptitudes. Il importe que la valeur professionnelle apparaît clairement à la lecture de ce tableau  (Conseil d’Etat, requête n° 290597, 27 juin 2007).