Sources : articles L. 313-4 et L. 452-36 du code général de la fonction publique ; article 43 du décret n° 85-643 du 26 juin 1985 — le cadre de la déclaration de création et de vacance d'emploi

Synthèse opérationnelle. La déclaration de création et de vacance d'emploi étant une formalité obligatoire et préalable à tout recrutement, dont l'omission fragilise gravement la nomination, il est utile de consacrer un point d'ensemble à ce dispositif. Le principe est le suivant : préalablement au recrutement sur un emploi permanent, qu'il ait été nouvellement créé ou qu'il soit devenu vacant, l'autorité territoriale doit en informer le centre de gestion dont elle relève, qui en assure la publicité. Ce principe figure aux articles du code général de la fonction publique, l'obligation de publicité étant posée par l'article L. 452-36, et précisé par le décret du 26 juin 1985. La déclaration doit être effectuée immédiatement lorsque la vacance est imprévue, ou dès que sa date est certaine lorsqu'elle est prévisible. Cette obligation est le corollaire du principe constitutionnel d'égal accès aux emplois publics : la publicité des emplois à pourvoir garantit que tout candidat potentiel puisse en avoir connaissance et faire acte de candidature. La déclaration concerne les emplois de toutes catégories. La maîtrise de cette obligation est essentielle. Pour les collectivités, maîtriser le cadre de la déclaration de vacance d'emploi, en respecter le caractère préalable, et garantir ainsi l'égal accès aux emplois sont des éléments d'une gestion rigoureuse et sécurisée.

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Sources : articles D. 311-1 et suivants du code général de la fonction publique ; décret n° 2018-1351 du 28 décembre 2018 — les modalités de publicité des emplois

Synthèse opérationnelle. La publicité des emplois à pourvoir obéit à des modalités précises, qu'il importe de connaître pour assurer sa régularité. Depuis le 1er janvier 2019, les créations et vacances d'emplois permanents font l'objet d'une publicité sur un espace numérique commun aux trois versants de la fonction publique, dénommé « Choisir le service public », en application du décret du 28 décembre 2018. Pour la fonction publique territoriale, la déclaration est effectuée auprès du centre de gestion, notamment par l'intermédiaire du portail de l'emploi territorial, qui en assure la transmission à l'espace commun. Il importe de connaître la répartition des compétences : les centres de gestion assurent la publicité pour les emplois de catégories B et C et, au niveau régional, de catégorie A, tandis que le Centre national de la fonction publique territoriale assure celle des emplois de direction. La publicité doit, en principe, durer au moins un mois, sauf urgence justifiée, par exemple pour le remplacement d'un agent momentanément indisponible. L'avis de vacance comporte des mentions obligatoires, telles que le grade, les missions, et la date limite de candidature. La connaissance de ces modalités est essentielle. Pour les collectivités, connaître les modalités de publicité, respecter le délai et le contenu de l'avis, et recourir à l'espace commun sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : article L. 452-36 du code général de la fonction publique ; CAA de Marseille, 9 mars 2004, n° 00MA01956 — la sanction de l'absence de déclaration préalable

Synthèse opérationnelle. L'absence de déclaration et de publicité préalables emporte une conséquence juridique grave, qu'il importe de mesurer : l'illégalité de la nomination qui s'ensuit. Le code général de la fonction publique prévoit expressément qu'une nomination prononcée sur un emploi dont la vacance n'a pas été régulièrement déclarée et publiée est illégale. Il en résulte qu'une telle nomination est susceptible d'être annulée par le juge administratif, ou déférée par le représentant de l'État dans le cadre du contrôle de légalité. L'annulation d'une nomination, souvent prononcée longtemps après la prise de fonctions de l'agent, place la collectivité et l'agent dans une situation particulièrement délicate. Il importe en outre de respecter un délai raisonnable entre la publicité de la vacance et la nomination : la publicité ne saurait être purement formelle, et doit laisser aux candidats potentiels le temps de se manifester, le juge ayant sanctionné des nominations intervenues dans un délai trop bref après la publicité. La régularité de la procédure de déclaration et de publicité conditionne ainsi la légalité des recrutements. Pour les collectivités, mesurer la conséquence de l'omission de la déclaration, respecter un délai raisonnable après publicité, et sécuriser ainsi leurs nominations sont des éléments d'une gestion rigoureuse et sécurisée.

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Sources : article D. 311-4 du code général de la fonction publique ; Conseil d'État, 4 avril 2023, n° 460348 — les nominations dispensées de déclaration

Synthèse opérationnelle. Toutes les nominations ne sont pas soumises à l'obligation de déclaration préalable, certaines situations tenant au déroulement de la carrière en étant dispensées, distinctions qu'il importe de connaître. Plusieurs nominations échappent à l'obligation de déclaration, car elles ne correspondent pas à un recrutement ouvert à candidature extérieure. Il en va ainsi, en premier lieu, des nominations prononcées au titre de l'avancement de grade, qui bénéficient aux agents déjà en poste, sans vacance à publier. Il en va de même, en deuxième lieu, de la titularisation d'un fonctionnaire stagiaire, qui prolonge une nomination déjà intervenue, ou de la nomination comme stagiaire d'un agent inscrit sur une liste d'aptitude dans certaines conditions. Il importe de souligner, en troisième lieu, que le Conseil d'État a jugé que la mutation d'un fonctionnaire prononcée dans l'intérêt du service n'est pas subordonnée à une déclaration de vacance préalable. Sont également dispensés, notamment, les recrutements temporaires, tels que ceux faisant face à un accroissement temporaire ou saisonnier d'activité. Il importe de bien identifier ces dispenses, pour ne pas alourdir inutilement les procédures, tout en réservant la déclaration aux recrutements qui y sont soumis. Pour les collectivités, connaître les dispenses de déclaration, les appliquer à bon escient, et distinguer les nominations soumises de celles qui en sont dispensées sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : article D. 311-4 du code général de la fonction publique ; règles relatives à la vacance d'emploi — l'emploi d'un agent en congé

Synthèse opérationnelle. L'articulation de l'obligation de déclaration avec les situations d'absence des agents, notamment pour raison de santé, obéit à une logique qu'il importe de comprendre, afin de ne déclarer que les emplois effectivement vacants. Le principe est que l'emploi occupé par un agent placé dans une position d'activité, mais momentanément absent, n'est pas un emploi vacant. Tel est le cas de l'emploi d'un agent en congé annuel, en congé de maladie ordinaire, en congé de longue maladie ou de longue durée, en congé de maternité, ou exerçant à temps partiel. Dans ces situations, l'agent conserve son emploi, auquel il a vocation à être réintégré ; l'emploi n'étant pas vacant, il n'a pas à faire l'objet d'une déclaration de vacance. Il importe toutefois d'apporter une précision : si la collectivité décide de recruter un agent pour assurer le remplacement de l'agent momentanément absent, ce recrutement de remplacement, par nature temporaire, obéit à son propre régime et est dispensé de déclaration de vacance, dès lors qu'il ne pourvoit pas durablement l'emploi mais assure seulement un remplacement. La compréhension de cette logique évite des déclarations inutiles. Pour les collectivités, comprendre que le poste d'un agent momentanément absent n'est pas vacant, et distinguer la vacance du simple remplacement, sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : article L. 452-36 du code général de la fonction publique ; principe d'égal accès aux emplois publics — le contrôle et la régularité des recrutements

Synthèse opérationnelle. L'obligation de déclaration et de publicité, au-delà de sa dimension procédurale, participe de la régularité et de la probité des recrutements, enjeu qu'il importe d'appréhender, car son respect engage la responsabilité de la collectivité. L'obligation de publicité des emplois est le moyen par lequel est garanti le principe d'égal accès aux emplois publics, principe de valeur constitutionnelle qui interdit toute discrimination dans l'accès aux emplois et impose que les recrutements soient ouverts et transparents. En assurant que les emplois à pourvoir sont portés à la connaissance de tous les candidats potentiels, la publicité prévient les recrutements de complaisance, et garantit que le choix s'opère sur le fondement des mérites des candidats. Il importe de souligner que le respect de cette obligation fait l'objet d'un contrôle, exercé par le représentant de l'État dans le cadre du contrôle de légalité, qui peut déférer au juge administratif les nominations irrégulières. Au-delà du risque juridique, le non-respect de cette obligation peut nourrir des soupçons de favoritisme, préjudiciables à la collectivité. Le respect scrupuleux de la procédure est ainsi une exigence de régularité et de probité. Pour les collectivités, respecter l'obligation de publicité comme garantie de l'égal accès, prévenir les recrutements de complaisance, et sécuriser la régularité des nominations sont des éléments d'une gestion rigoureuse et responsable.

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Sources : articles L. 452-35 et L. 452-36 du code général de la fonction publique — le rôle du centre de gestion en matière de publicité des emplois

Synthèse opérationnelle. La publicité des emplois repose, pour l'essentiel, sur l'intervention des centres de gestion, dont il importe de connaître le rôle en la matière. Le centre de gestion est l'organisme auprès duquel les collectivités affiliées, et, pour certaines prestations, les collectivités non affiliées, déclarent les créations et vacances d'emplois. Il assure la publicité de ces déclarations, par leur affichage, par la transmission d'un arrêté au représentant de l'État, et par leur publication, notamment sur le portail de l'emploi territorial, lequel alimente l'espace numérique commun aux trois fonctions publiques. Le centre de gestion tient ainsi une véritable bourse de l'emploi, qui recense les emplois à pourvoir sur son ressort. Il importe de connaître la répartition des compétences selon la catégorie des emplois : les emplois de direction relèvent, pour leur publicité, du Centre national de la fonction publique territoriale. Au-delà de la publicité, le centre de gestion constitue, par la centralisation de ces données, un observatoire de l'emploi territorial, utile à la connaissance du marché de l'emploi public local. La connaissance de ce rôle est essentielle. Pour les collectivités, connaître le rôle du centre de gestion en matière de publicité, recourir à la bourse de l'emploi, et s'appuyer sur cet observatoire sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : articles D. 311-8 du code général de la fonction publique ; pratiques de recrutement — l'avis de vacance comme outil d'attractivité

Synthèse opérationnelle. Au-delà de sa dimension juridique, la déclaration de vacance, et l'avis de recrutement qui l'accompagne, constituent le premier acte du processus de recrutement et un levier d'attractivité, qu'il importe de ne pas négliger. L'avis de vacance, et l'offre d'emploi qui en découle, sont le premier contact entre la collectivité et les candidats potentiels. Trop souvent réduit à ses mentions obligatoires, cet avis gagne à être conçu comme un véritable outil de recrutement. Il importe, d'une part, de soigner la rédaction de l'offre : au-delà des mentions réglementaires relatives au grade, aux missions et aux conditions, une offre attractive présente la collectivité, le contexte du poste, les missions de manière concrète, et les avantages offerts, afin de susciter des candidatures de qualité. Il importe, d'autre part, de réfléchir aux canaux de diffusion complémentaires : si la publicité sur l'espace commun est obligatoire, rien n'interdit, et il est souvent utile, de diffuser l'offre par d'autres canaux, tels que les réseaux professionnels. Dans un contexte de tension sur de nombreux métiers, la qualité de l'offre et de sa diffusion est un facteur d'attractivité. Pour les collectivités, concevoir l'avis de vacance comme un outil de recrutement, soigner la rédaction de l'offre, et diversifier sa diffusion sont des éléments d'une gestion rigoureuse et attractive.

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Sources : article 43 du décret n° 85-643 du 26 juin 1985 ; pratiques de gestion — l'organisation de la déclaration des emplois

Synthèse opérationnelle. La bonne gestion de la déclaration des emplois suppose une organisation rigoureuse et anticipatrice, qu'il importe de mettre en place pour éviter les retards et les irrégularités. En premier lieu, l'anticipation est essentielle. Si les vacances imprévues doivent être déclarées immédiatement, les vacances prévisibles, telles que celles résultant d'un départ à la retraite, d'une mutation connue, ou d'une fin de contrat, doivent être déclarées dès que leur date est certaine. Anticiper permet de respecter le délai de publicité d'au moins un mois tout en évitant une vacance prolongée du poste, préjudiciable au service. En deuxième lieu, il importe de formaliser une procédure interne claire, articulant la gestion prévisionnelle des emplois, la décision de pourvoir ou non le poste, la création ou l'actualisation de l'emploi au tableau des effectifs, la déclaration de vacance, et le lancement du recrutement, en identifiant les responsabilités et les délais. En troisième lieu, il importe de veiller à la traçabilité de la procédure, en conservant les justificatifs de la déclaration et de la publicité, utiles en cas de contrôle. Une organisation rigoureuse sécurise et fluidifie les recrutements. Pour les collectivités, anticiper les vacances prévisibles, formaliser une procédure interne, et en assurer la traçabilité sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : articles L. 313-1 et suivants du code général de la fonction publique ; règles budgétaires locales — la création de l'emploi, préalable à la déclaration

Synthèse opérationnelle. La déclaration de vacance s'inscrit dans une chaîne de décisions qui comporte une dimension budgétaire déterminante, qu'il importe d'appréhender, la création de l'emploi relevant de l'organe délibérant. Avant même la déclaration de vacance, un emploi permanent doit avoir été créé par une délibération de l'organe délibérant de la collectivité. Cette création, qui relève de la compétence exclusive de l'assemblée délibérante, emporte une double dimension. Sur le plan de la gestion, elle se traduit par l'inscription de l'emploi au tableau des effectifs, document qui recense l'ensemble des emplois de la collectivité, par grade et par filière, et qui doit être tenu à jour. Sur le plan budgétaire, la création d'un emploi suppose que les crédits correspondants soient inscrits au budget, la rémunération de l'agent qui l'occupera constituant une dépense obligatoire. Il en résulte que la décision de pourvoir un emploi n'est pas seulement une décision de gestion des ressources humaines, mais aussi une décision budgétaire, qui engage la collectivité dans la durée. Il importe donc d'articuler étroitement la gestion des emplois et la gestion budgétaire. Pour les directions des ressources humaines et financières, articuler la création des emplois, le tableau des effectifs et le budget, et mesurer l'engagement budgétaire de chaque recrutement sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : décret n° 2018-1351 du 28 décembre 2018 ; analyses sur l'emploi public territorial — les enjeux de fond de la publicité des emplois

Synthèse opérationnelle. Au-delà de son régime, l'obligation de publicité des emplois révèle un enjeu de fond qu'il est éclairant de mettre en perspective : la dématérialisation et l'unification de l'emploi public, et la donnée comme levier de connaissance et d'attractivité. Un premier élément tient à la constitution, avec l'espace numérique commun aux trois versants de la fonction publique, d'un point d'accès unifié à l'ensemble des emplois publics à pourvoir. Cette unification, qui facilite la recherche pour les candidats et la mobilité entre versants, participe d'une modernisation de l'accès à l'emploi public, et d'une mise en concurrence accrue des employeurs publics pour attirer les candidats. Un second élément tient à la donnée. La centralisation des déclarations de vacance constitue une source de données précieuse sur l'emploi public territorial : volume des emplois à pourvoir, métiers en tension, délais de recrutement, zones géographiques. L'exploitation de ces données, par les centres de gestion et au niveau national, permet une meilleure connaissance du marché de l'emploi territorial, utile au pilotage des politiques de recrutement et de formation. Le signal de fond à suivre est cette montée en puissance de l'emploi public dématérialisé et piloté par la donnée. Pour les collectivités, appréhender l'unification de l'emploi public, exploiter les données disponibles, et en faire un levier d'attractivité sont des éléments d'une veille prospective.

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