Sources : décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 ; décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié — le cadre du remboursement des frais de déplacement des agents territoriaux

Synthèse opérationnelle. Le remboursement des frais de déplacement des agents territoriaux reposant sur un cadre technique, fréquemment source d'erreurs et de litiges, il est utile de consacrer un point d'ensemble à ce dispositif. Le cadre repose sur deux textes principaux. Le décret du 19 juillet 2001 fixe les conditions et modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités territoriales, tandis que le décret du 3 juillet 2006, texte de référence applicable aux personnels civils de l'État, s'applique à la fonction publique territoriale par renvoi, pour les règles de remboursement, les avances et les indemnités kilométriques. Le principe est que l'agent amené à se déplacer, pour les besoins du service, hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale, a droit à la prise en charge de ses frais de transport et, le cas échéant, de ses frais de repas et d'hébergement. Ce droit est toutefois subordonné à une autorisation préalable, matérialisée par un ordre de mission, qui accorde à l'agent une mission d'une durée maximale de douze mois hors de ses résidences. Le dispositif bénéficie aux fonctionnaires titulaires et stagiaires ainsi qu'aux agents contractuels de droit public. La maîtrise de ce cadre est essentielle. Pour les collectivités, maîtriser le cadre des frais de déplacement, en connaître les deux décrets de référence, et respecter le principe de l'autorisation préalable sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié ; arrêté du 14 juin 2024 — le remboursement des frais de transport des agents territoriaux

Synthèse opérationnelle. La prise en charge des frais de transport obéit à des modalités différentes selon le mode de transport utilisé, qu'il importe de connaître précisément pour un remboursement correct. Lorsque l'agent utilise les transports en commun, les frais sont remboursés sur présentation des justificatifs, dans la limite du tarif applicable. Lorsque l'agent est autorisé à utiliser son véhicule personnel pour les besoins du service, il perçoit des indemnités kilométriques, dont le barème est fixé par l'arrêté du 14 juin 2024, toujours en vigueur en 2026. Ce barème varie selon la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue dans l'année : jusqu'à deux mille kilomètres annuels, le taux s'établit à trente-deux centimes par kilomètre pour un véhicule de cinq chevaux fiscaux et moins, à trente-neuf centimes pour six à sept chevaux, et à quarante-sept centimes pour huit chevaux et plus, des tranches de distance supérieures appliquant des taux dégressifs. Les véhicules électriques bénéficient d'une majoration de vingt pour cent. L'usage du vélo ou du vélo à assistance électrique ouvre droit à une indemnité forfaitaire de vingt-cinq centimes par kilomètre. Les frais de péage et de stationnement sont remboursés en sus, sur justificatifs. La connaissance de ces modalités est essentielle. Pour les collectivités, connaître les modalités de remboursement des transports, appliquer correctement le barème kilométrique, et exiger les justificatifs sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 ; décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié — les notions de résidence et le champ du remboursement

Synthèse opérationnelle. Le droit au remboursement des frais de déplacement repose sur des notions de résidence qu'il importe de maîtriser précisément, car elles déterminent le champ du dispositif et en excluent le trajet domicile-travail habituel. La résidence administrative s'entend de la commune sur le territoire de laquelle se situe le service auquel l'agent est affecté. La résidence familiale s'entend de la commune du domicile de l'agent. Lorsque, sans autre précision, il est fait référence à la résidence de l'agent, il s'agit de sa résidence administrative. Le remboursement des frais de déplacement est dû lorsque l'agent se déplace, pour les besoins du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. Il en résulte, en premier lieu, que le trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail ne constitue pas un déplacement pour le service, et n'ouvre pas droit, en lui-même, au remboursement des frais de déplacement, mais, le cas échéant, à une prise en charge partielle des abonnements de transport. Il en résulte, en second lieu, que, pour le calcul de l'indemnité kilométrique, c'est la distance la plus courte entre le point de départ, résidence administrative ou familiale, et le lieu de la mission qui est retenue. La maîtrise de ces notions est essentielle. Pour les collectivités, maîtriser les notions de résidence administrative et familiale, distinguer le déplacement pour le service du trajet domicile-travail, et retenir la distance appropriée sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 (article 7-1) ; arrêté du 20 septembre 2023 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 — les indemnités de mission des agents territoriaux

Synthèse opérationnelle. Les frais de repas et d'hébergement engagés en mission donnent lieu à des indemnités forfaitaires, dont les montants ont été revalorisés en 2023 et qu'il importe de connaître précisément. L'agent en mission, qui se trouve hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale aux heures des repas ou pendant la nuit, perçoit, selon le cas, une indemnité de repas ou une indemnité d'hébergement. S'agissant de l'indemnité de repas, son montant forfaitaire a été porté à vingt euros, contre dix-sept euros et cinquante centimes auparavant, à compter du 22 septembre 2023 ; une indemnité est due lorsque la mission couvre la totalité de la période comprise entre onze heures et quatorze heures, ou entre dix-huit heures et vingt et une heures. S'agissant de l'indemnité d'hébergement, son montant forfaitaire, qui couvre la nuitée et le petit-déjeuner, s'établit à un taux de base de quatre-vingt-dix euros, porté à cent vingt euros dans les grandes villes de deux cent mille habitants et plus et les communes de la métropole du Grand Paris, et à cent quarante euros à Paris ; un taux de cent cinquante euros s'applique aux agents reconnus travailleurs handicapés et en situation de mobilité réduite. Ces montants résultent de l'arrêté du 20 septembre 2023. La connaissance de ces montants est essentielle. Pour les collectivités, connaître les indemnités de mission revalorisées, les appliquer correctement, et les intégrer à la gestion de la paie sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : décret n° 2020-1547 du 9 décembre 2020 ; réglementation du forfait mobilités durables — le forfait mobilités durables dans la fonction publique territoriale

Synthèse opérationnelle. À côté du remboursement des frais de déplacement en mission, un dispositif distinct encourage les mobilités douces pour le trajet domicile-travail, qu'il importe de ne pas confondre avec les indemnités de mission : le forfait mobilités durables. Ce forfait, institué dans la fonction publique territoriale par le décret du 9 décembre 2020, a pour objet de prendre en charge, de manière forfaitaire, les frais engagés par les agents qui recourent à des modes de déplacement dits durables pour leurs trajets entre leur domicile et leur lieu de travail. Sont notamment concernés l'usage du vélo, personnel ou en location, le covoiturage en qualité de conducteur ou de passager, ainsi que, selon les évolutions du dispositif, d'autres modes de transport partagés ou à faibles émissions. Le forfait est versé sous réserve de l'utilisation effective de ces modes pendant un nombre minimal de jours dans l'année, et son versement suppose une déclaration de l'agent. Le montant du forfait, plafonné, a fait l'objet de revalorisations, le plafond pouvant atteindre huit cents euros par an en 2026. La mise en place du forfait dans la collectivité suppose une délibération. Ce dispositif participe d'une politique de qualité de vie au travail et de transition écologique. Pour les collectivités, connaître le forfait mobilités durables, le distinguer des indemnités de mission, et apprécier l'opportunité de le mobiliser sont des éléments d'une gestion rigoureuse et attractive.

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Sources : décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 ; règles de la comptabilité publique — le contrôle des frais de déplacement

Synthèse opérationnelle. Le remboursement des frais de déplacement est soumis à des exigences de justification et de contrôle dont il importe de mesurer la portée, car leur méconnaissance expose à des remboursements indus et engage la responsabilité des acteurs. Le remboursement suppose, en amont, un ordre de mission régulièrement établi, qui autorise le déplacement et en précise l'objet, les dates et le lieu, et, en aval, la production d'un état de frais appuyé des justificatifs nécessaires, tels que les titres de transport, les factures d'hébergement, ou les justificatifs de péage et de stationnement. Ces pièces constituent les justificatifs sur la base desquels le comptable public procède au paiement, et qu'il lui appartient de contrôler. Il importe de souligner que la sincérité des états de frais est une exigence : la déclaration de frais non engagés, ou l'inexactitude des éléments déclarés, constitue une irrégularité, susceptible de donner lieu à la répétition des sommes indûment perçues, et, le cas échéant, d'engager la responsabilité de l'agent, voire de caractériser une faute. Il appartient donc à la collectivité d'organiser un contrôle des états de frais, proportionné mais effectif, et de veiller à la régularité des ordres de mission. Pour les collectivités, exiger des ordres de mission réguliers et des justificatifs, contrôler la sincérité des états de frais, et prévenir ainsi les remboursements indus sont des éléments d'une gestion rigoureuse et sécurisée.

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Sources : décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 (article 7-1) ; code général des collectivités territoriales — la compétence pour fixer le régime des frais de déplacement

Synthèse opérationnelle. La fixation du régime des frais de déplacement au sein de la collectivité relève d'une décision formelle de l'assemblée délibérante, dont il importe de connaître l'étendue et les limites. Si les décrets fixent le cadre et les plafonds, ils laissent aux collectivités une marge d'appréciation, qui doit être exercée par délibération de l'assemblée délibérante. Il appartient ainsi à celle-ci de fixer, notamment, le barème des taux de remboursement forfaitaire des frais d'hébergement, dans la limite du plafond fixé par l'article 7-1 du décret du 19 juillet 2001, ainsi que les modalités propres à la collectivité, telles que la prise en charge éventuelle au-delà des taux de base, dans les limites réglementaires. Il importe de souligner que, tant que l'assemblée délibérante n'a pas délibéré pour revaloriser un barème, les taux antérieurs demeurent applicables : la revalorisation des taux nationaux ne s'applique donc pas automatiquement dans la collectivité, mais suppose une délibération actualisée. La délibération constitue, en outre, une pièce justificative pour le comptable public. Les questions relatives aux conditions de travail, dont participent les déplacements, trouvent par ailleurs leur place dans le dialogue social, au sein du comité social territorial. Pour les collectivités, fixer le régime des frais de déplacement par une délibération actualisée, en respecter les limites réglementaires, et l'articuler avec le dialogue social sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 ; décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié — la prise en charge des frais liés aux concours et aux fonctions itinérantes

Synthèse opérationnelle. Le dispositif des frais de déplacement comporte des dimensions qui touchent directement au recrutement et à l'attractivité, qu'il importe d'appréhender. En premier lieu, la réglementation prévoit la prise en charge, dans certaines conditions, des frais de déplacement de l'agent qui se rend aux épreuves d'un concours, d'une sélection ou d'un examen professionnel organisé par l'administration, hors de ses résidences. Cette prise en charge, généralement limitée à un aller-retour par année civile, constitue un soutien à la mobilité et à la promotion des agents, qu'il convient de connaître et de porter à leur connaissance. En second lieu, la question des frais de déplacement revêt une importance particulière pour les agents exerçant des fonctions itinérantes, qui se déplacent habituellement pour l'exercice de leurs missions, tels que certains agents des services techniques, sociaux ou de contrôle. Pour ces agents, une indemnité forfaitaire de fonctions itinérantes peut être instituée, et la correcte prise en charge des déplacements participe de l'attractivité de ces postes, souvent en tension. Il importe donc d'intégrer la dimension des frais de déplacement dans la politique d'attractivité. Pour les collectivités, connaître la prise en charge des frais liés aux concours, soigner celle des fonctions itinérantes, et en faire un élément d'attractivité sont des éléments d'une gestion rigoureuse.

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Sources : décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 ; pratiques de gestion — l'organisation de la gestion des frais de déplacement

Synthèse opérationnelle. La gestion des frais de déplacement, en raison de son caractère répétitif et de ses exigences de justification, suppose une organisation rigoureuse, dont la dématérialisation constitue un levier qu'il importe d'appréhender. La gestion des frais de déplacement mobilise en effet une chaîne de traitement : établissement et signature de l'ordre de mission, réalisation du déplacement, collecte des justificatifs, établissement de l'état de frais, vérification, liquidation et mise en paiement. Cette chaîne, lorsqu'elle est traitée manuellement, est source de lourdeur, de délais, et d'erreurs. Plusieurs mesures permettent de la fiabiliser. Il importe de formaliser une procédure interne claire, précisant les étapes, les pièces, les délais, et les responsabilités, et de la porter à la connaissance des agents et des services. Il importe de veiller au respect du délai de présentation des demandes de remboursement, qui doit en principe intervenir dans un délai d'un an. Il importe, enfin, d'apprécier l'opportunité d'une dématérialisation de la gestion, par des outils permettant l'établissement des ordres de mission, la collecte des justificatifs, et le suivi des remboursements, qui réduisent la charge administrative et sécurisent le processus. Pour les collectivités, organiser rigoureusement la gestion des frais de déplacement, formaliser une procédure, et apprécier l'opportunité d'une dématérialisation sont des éléments d'une gestion efficace.

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Sources : décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 (article 7-1) ; pratiques budgétaires locales — la dimension financière des frais de déplacement

Synthèse opérationnelle. Les frais de déplacement représentent une dépense dont la maîtrise suppose d'en appréhender la dimension financière et les marges ouvertes par la délibération, qu'il importe d'apprécier. Les frais de déplacement constituent une dépense de fonctionnement, dont le montant dépend du volume des déplacements, lié à l'organisation territoriale de la collectivité, à l'étendue de son territoire, et à la nature des missions. Cette dépense, par nature variable, doit être budgétée et suivie. La collectivité dispose, par la délibération, de marges d'appréciation qu'il importe d'exercer en connaissance de leurs effets financiers. Ainsi, s'agissant de l'hébergement, la collectivité peut retenir les taux de base, ou, dans la limite du plafond réglementaire, des taux supérieurs, le remboursement s'effectuant alors, pour la part dérogatoire, selon des modalités encadrées. Il importe de mettre en regard l'objectif de maîtrise de la dépense et celui d'une prise en charge correcte des agents, afin que le régime des frais ne soit ni dispendieux ni, à l'inverse, source de reste à charge injustifié pour les agents. Le suivi du coût éclaire ces arbitrages. Pour les directions des ressources humaines et financières, appréhender le coût des frais de déplacement, exercer les marges de la délibération en connaissance de leurs effets, et équilibrer maîtrise de la dépense et prise en charge correcte sont des éléments d'une gestion financière rigoureuse.

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Sources : évolution des barèmes de frais de déplacement ; analyses sur l'organisation du travail — les enjeux de fond des frais de déplacement

Synthèse opérationnelle. Au-delà de son régime, le dispositif des frais de déplacement révèle des enjeux de fond qu'il est éclairant de mettre en perspective : l'adéquation des barèmes aux coûts réels supportés par les agents, et l'effet des nouvelles formes d'organisation du travail sur les déplacements. Un premier enjeu tient à l'adéquation des barèmes forfaitaires aux coûts réellement supportés par les agents. Les revalorisations intervenues, telles que le relèvement de l'indemnité de repas à vingt euros en 2023 ou l'actualisation du barème kilométrique en 2024, ont rapproché les barèmes des coûts réels. Toutefois, dans un contexte d'évolution des prix du carburant et de l'hébergement, la question du maintien de cette adéquation demeure, un barème insuffisamment revalorisé faisant peser sur les agents un reste à charge, préjudiciable à l'équité et à l'attractivité, en particulier pour les postes itinérants et dans les territoires étendus. Un second enjeu tient à l'effet des nouvelles formes d'organisation du travail, et notamment du télétravail, qui modifie la structure des déplacements : s'il réduit certains déplacements domicile-travail, il n'affecte pas les déplacements de mission, et pose la question de l'articulation entre jours télétravaillés et déplacements. Le signal de fond à suivre est cette double dynamique. Pour les collectivités, suivre l'adéquation des barèmes aux coûts réels, mesurer l'effet des nouvelles organisations, et en tenir compte sont des éléments d'une veille prospective.

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