Depuis l’entrée en vigueur de la partie réglementaire du livre IV du Code général de la fonction publique, l’entretien de formation est formellement distingué de l’entretien professionnel dans la fonction publique territoriale. Cette évolution, déjà connue dans les versants de l’État et de l’hospitalière, constitue une véritable nouveauté de fond pour les collectivités. Elle impose de revoir les supports, la conduite des entretiens et l’exploitation des besoins de formation dès la prochaine campagne.

Une nouveauté juridique de fond pour la FPT

Jusqu’à présent, les collectivités territoriales traitaient souvent les besoins de formation à la fin de l’entretien professionnel annuel, dans une rubrique secondaire et parfois rapidement renseignée. Cette pratique conduisait fréquemment à fusionner l’évaluation de la valeur professionnelle et l’analyse des besoins de développement des compétences.

Les articles R. 421-4 à R. 421-7 du Code général de la fonction publique mettent fin à cette confusion. Ils consacrent un entretien de formation distinct de l’entretien professionnel mentionné à l’article L. 521-4 du même code.

L’entretien de formation acquiert ainsi une finalité propre, un contenu autonome et une traçabilité spécifique. Cette évolution aligne la fonction publique territoriale sur les pratiques déjà en vigueur dans les fonctions publiques de l’État et hospitalière.

Pourquoi les deux entretiens doivent être distingués

L’entretien professionnel porte sur la manière de servir, les résultats obtenus, les objectifs assignés et les perspectives professionnelles de l’agent. Il s’inscrit dans une logique d’évaluation.

L’entretien de formation répond à une autre finalité. Il vise à déterminer les besoins de formation au regard des missions exercées, des objectifs futurs, des évolutions du service et du projet professionnel de l’agent.

Confondre les deux séquences présente un risque managérial. Lorsqu’un échange d’évaluation est difficile, l’agent peut hésiter à exprimer librement un besoin de formation ou un projet de mobilité. À l’inverse, le manager peut interpréter la demande de formation comme l’aveu d’une insuffisance professionnelle.

La distinction juridique permet de sécuriser les deux démarches. Elle clarifie la posture du manager et redonne à la formation sa fonction de développement des compétences plutôt que de réparation d’une difficulté.

Entretien professionnel et entretien de formation : comparaison

Les deux entretiens sont complémentaires. L’un apprécie le travail accompli et fixe les objectifs. L’autre prépare les compétences nécessaires pour atteindre ces objectifs et accompagne l’évolution professionnelle de l’agent.

Le contenu de l’entretien de formation

L’entretien de formation doit d’abord permettre de dresser le bilan des actions suivies depuis la campagne précédente. Le manager doit examiner les formations réalisées, celles qui n’ont pas pu être organisées et les suites données aux demandes exprimées antérieurement.

Il doit ensuite identifier les besoins futurs au regard des missions confiées, des objectifs fixés et des transformations du service. Une évolution réglementaire, une nouvelle application métier, une réorganisation ou une prise de responsabilités peuvent ainsi faire apparaître des besoins nouveaux.

L’entretien doit enfin ouvrir un espace de discussion sur le projet professionnel de l’agent. Celui-ci peut évoquer une préparation à un concours, une validation des acquis de l’expérience, un bilan de compétences, la mobilisation de son compte personnel de formation ou une période d’immersion professionnelle.

Un seul rendez-vous reste possible

La réglementation n’impose pas d’organiser deux réunions physiques à des dates différentes. Les deux entretiens peuvent être associés matériellement et se tenir au cours d’un même rendez-vous.

Cette possibilité ne dispense pas l’employeur de distinguer les deux séquences. Le manager doit clairement clôturer la partie consacrée à l’évaluation avant d’ouvrir celle relative à la formation et au développement professionnel.

Le support utilisé doit reproduire cette séparation. Une rubrique unique intitulée « souhaits de formation » placée à la fin du compte rendu d’entretien professionnel ne répond pas, à elle seule, à l’esprit de la réforme.

La collectivité peut choisir deux documents distincts. Elle peut également conserver un support unique à condition qu’il comporte deux volets autonomes, lisibles et exploitables séparément.

Le compte rendu et sa traçabilité

Le compte rendu de l’entretien de formation est établi sous la responsabilité du supérieur hiérarchique direct. Il doit faire apparaître les besoins et les objectifs de formation identifiés au cours de l’échange.

Une copie doit être remise à l’agent. Le document doit également être transmis au service des ressources humaines afin d’alimenter le plan de développement des compétences et d’assurer le suivi des demandes.

La traçabilité ne doit pas être purement formelle. Le service RH doit pouvoir relier les besoins exprimés aux arbitrages rendus, puis informer l’agent des suites données. À défaut, l’entretien perdrait rapidement sa crédibilité managériale.

Le rôle du supérieur hiérarchique direct

L’entretien de formation doit être conduit par le supérieur hiérarchique direct de l’agent. Cette règle répond à une logique simple : le manager de proximité connaît les missions réellement exercées, les objectifs du service et les compétences nécessaires.

Un élu ne peut pas se substituer au supérieur hiérarchique direct pour conduire l’entretien. De même, un directeur ou un directeur général adjoint ne peut intervenir que s’il exerce effectivement cette autorité directe à l’égard de l’agent concerné.

Le manager doit adopter une posture différente de celle de l’évaluation. Il doit écouter, diagnostiquer les besoins, expliquer les priorités du service et accompagner le projet professionnel sans promettre automatiquement l’acceptation de toutes les demandes.

Cette évolution suppose une formation de la ligne managériale. Les cadres doivent connaître les principaux dispositifs de formation, le CPF, la VAE, le bilan de compétences, les concours et les possibilités d’immersion professionnelle.

Les risques en cas de non-conformité

L’absence d’entretien de formation distinct ne conduit pas automatiquement à l’annulation de l’entretien professionnel ou d’une décision de carrière. Le juge apprécie la portée du manquement et son incidence sur la décision contestée.

La collectivité s’expose néanmoins à une fragilisation de sa position lorsqu’elle reproche à un agent un défaut de compétence ou d’adaptation sans pouvoir démontrer qu’elle a identifié ses besoins de formation et proposé un accompagnement adapté.

Le risque est également managérial. Une formation traitée comme une simple case administrative prive la collectivité d’informations essentielles sur les compétences disponibles, les besoins futurs, les projets de mobilité et les risques d’usure professionnelle.

Enfin, l’utilisation d’anciens supports comportant des références abrogées ne provoque pas automatiquement l’illégalité des actes, mais elle fragilise leur lisibilité et révèle une absence de mise à jour du cadre juridique.

Ce qu’il faut modifier avant la prochaine campagne

La première action consiste à revoir les supports. La collectivité doit soit créer un compte rendu distinct pour l’entretien de formation, soit intégrer dans le document commun un volet clairement autonome.

La deuxième action porte sur les consignes aux managers. La note de lancement de campagne doit expliquer la différence entre les deux entretiens, leur finalité et leur articulation.

La troisième action concerne la formation des encadrants. Ils doivent apprendre à conduire un diagnostic de compétences et à distinguer une demande de formation, un besoin du service et un projet professionnel individuel.

La quatrième action consiste à organiser l’exploitation des comptes rendus. Le service RH doit disposer d’un circuit de collecte, d’analyse, d’arbitrage et de retour vers les agents.

Enfin, la campagne doit être reliée au plan de développement des compétences. Les besoins exprimés ne doivent pas rester isolés dans les dossiers individuels. Ils doivent permettre d’identifier les priorités collectives, les compétences critiques et les besoins liés aux transformations de l’organisation.

Foire aux questions

Conclusion

La distinction formelle entre l’entretien professionnel et l’entretien de formation constitue l’une des nouveautés les plus concrètes du livre IV réglementaire du Code général de la fonction publique pour les collectivités territoriales.

Cette réforme ne crée pas nécessairement une seconde réunion annuelle. Elle impose en revanche une seconde logique : après l’évaluation du travail accompli, la collectivité doit ouvrir un véritable dialogue sur les compétences à développer et le projet professionnel de l’agent.

Pour les DRH, l’enjeu dépasse la conformité documentaire. Il s’agit de transformer la campagne d’entretiens en un outil de gestion prévisionnelle des compétences, de mobilité et de prévention de l’usure professionnelle.

Dès la prochaine campagne, les collectivités doivent donc distinguer les supports, former les managers et organiser l’exploitation effective des besoins recueillis.

L’entretien de formation ne doit plus être la dernière case d’un formulaire. Il devient un acte managérial autonome et un levier stratégique de la politique RH.