Il arrive qu'une situation personnelle particulièrement difficile suscite, dans une collectivité territoriale, un mouvement spontané de solidarité. Un agent doit accompagner son enfant atteint d'une maladie grave. Un collègue assume quotidiennement la prise en charge d'un proche dont l'autonomie s'est fortement dégradée. Une famille traverse le décès d'un enfant. Dans ces circonstances, des agents proposent parfois de renoncer à quelques jours de congés pour permettre à leur collègue de disposer de davantage de temps auprès de ses proches.

L'intention est simple. Sa traduction administrative l'est beaucoup moins.

Le droit de la fonction publique permet effectivement à un agent de donner certains jours de repos à un autre agent relevant du même employeur. Mais cette possibilité ne constitue pas un mécanisme général de transfert de congés entre collègues. Elle répond à des conditions précises qui concernent aussi bien la situation du bénéficiaire que la nature des jours cédés, les modalités de la demande et les conséquences statutaires de l'absence.

Le dispositif, organisé par le décret n° 2015-580 du 28 mai 2015, a progressivement évolué. Initialement destiné aux parents d'enfants gravement malades, il a été étendu aux proches aidants, aux parents confrontés au décès d'un enfant, puis aux agents engagés comme sapeurs-pompiers volontaires.

Cette évolution traduit une prise en compte plus large des contraintes personnelles et des engagements citoyens des agents publics. Elle soulève aussi une question pour les employeurs territoriaux : comment permettre à la solidarité de s'exprimer sans transformer un geste volontaire en source d'incertitudes juridiques ou de difficultés de gestion ?

1. Un dispositif de solidarité qui ne peut pas être organisé librement

Le principe du don repose sur une renonciation volontaire, anonyme et sans contrepartie à des jours de repos non pris. Il ne s'agit donc ni d'un échange entre agents, ni d'une cession pouvant donner lieu à une rémunération, ni d'un dispositif que l'employeur pourrait imposer dans le cadre de sa politique sociale.

Le caractère volontaire du don est essentiel. Un agent ne peut être tenu de participer à une collecte, même lorsqu'une situation personnelle suscite une émotion légitime au sein des équipes. Son refus éventuel ne saurait être interprété comme un manque de solidarité ou d'engagement professionnel.

L'anonymat mérite la même attention. Dans une petite collectivité, il peut être tentant d'organiser une collecte directement entre collègues, en identifiant les personnes qui souhaitent participer. Pourtant, la réglementation impose que le bénéficiaire ne connaisse pas l'identité des donateurs dans le cadre du traitement du dispositif.

Cette exigence protège les relations professionnelles. Elle évite qu'une aide accordée dans des circonstances difficiles ne crée, par la suite, une obligation morale entre collègues.

Une autre limite est parfois insuffisamment prise en compte : le don intervient entre agents relevant du même employeur.

Cette notion doit être appréciée juridiquement, et non à partir de l'organisation administrative des services. Une commune et son centre communal d'action sociale constituent deux personnes morales distinctes, même lorsque leurs ressources humaines sont gérées par un service commun. De même, une intercommunalité et ses communes membres ne deviennent pas un employeur unique au seul motif qu'elles mutualisent certaines fonctions.

Cette distinction peut limiter les possibilités de solidarité dans les organisations territoriales de petite taille. Elle n'autorise cependant pas à organiser librement des transferts de jours entre employeurs différents.

La situation des fonctionnaires et des agents contractuels de droit public doit également être examinée avec attention. Le dispositif ne se limite pas aux fonctionnaires titulaires. Un agent contractuel peut y participer dans les conditions prévues par les textes, mais les jours donnés ne peuvent évidemment pas prolonger, à eux seuls, un engagement contractuel arrivé à son terme.

Pour le DRH, ces règles rappellent une réalité importante : une intention généreuse ne permet pas de déroger au cadre juridique applicable.

2. Quels jours peuvent réellement être donnés ?

La question paraît élémentaire. Elle constitue pourtant l'un des premiers points de vigilance dans l'instruction d'un dossier.

Tous les jours dont dispose un agent ne sont pas nécessairement cessibles.

Le décret du 28 mai 2015 distingue les jours d'aménagement et de réduction du temps de travail des congés annuels. Les premiers peuvent être donnés en partie ou en totalité. Les seconds ne peuvent être cédés que pour leur fraction excédant vingt jours ouvrés.

Pour un agent travaillant cinq jours par semaine et bénéficiant d'un droit annuel complet de vingt-cinq jours de congés, la possibilité de don est donc, en principe, limitée à cinq jours de congés annuels.

Cette règle vise à préserver un niveau minimal de repos. Le don de jours ne doit pas conduire un agent à renoncer à des congés dont la conservation répond à un objectif de protection de sa santé.

La situation mérite une attention particulière lorsque l'agent exerce à temps partiel ou selon une organisation hebdomadaire différente. La direction des ressources humaines doit alors apprécier les droits effectivement constitués et les règles de décompte applicables, plutôt que de transposer mécaniquement un exemple correspondant à un temps plein réparti sur cinq jours.

Les jours inscrits sur un compte épargne-temps peuvent également faire l'objet d'un don. Ils peuvent être cédés à tout moment, contrairement aux jours qui n'ont pas été épargnés, pour lesquels le décret fixe une échéance au 31 décembre de l'année d'acquisition.

En revanche, les jours de repos compensateur ne peuvent pas être donnés.

Il convient donc de bien distinguer les jours d'ARTT des repos attribués en compensation de certaines sujétions ou d'un dépassement du temps de travail. Ces droits ne reposent pas sur les mêmes fondements juridiques et ne sont pas interchangeables.

Dans la pratique, une procédure fiable suppose que le gestionnaire RH vérifie la nature exacte des jours, leur disponibilité et leur caractère cessible avant de procéder à leur retrait du compteur du donateur.

Cette vérification ne relève pas d'une formalité accessoire. Elle conditionne la régularité de l'opération.

3. Des bénéficiaires confrontés à des situations très différentes

L'élargissement progressif du dispositif impose aux directions des ressources humaines de distinguer plusieurs situations qui ne répondent pas exactement aux mêmes règles.

Le premier cas concerne l'agent assumant la charge d'un enfant de moins de vingt ans atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité. L'état de l'enfant doit rendre indispensables une présence soutenue et des soins contraignants.

Le bénéfice du dispositif ne résulte donc pas de la seule existence d'une maladie ou d'un handicap. C'est la gravité de la situation et la nécessité de la présence du parent qui doivent être établies.

L'agent présente une demande écrite accompagnée d'un certificat médical détaillé, établi par le médecin qui suit l'enfant et remis sous pli confidentiel.

Il n'y a pas lieu d'exiger systématiquement un certificat établi par un médecin spécialiste si cette condition ne résulte pas du texte. La réglementation vise le médecin qui assure le suivi de l'enfant.

La durée du congé accordé au titre des jours donnés est plafonnée à quatre-vingt-dix jours par enfant et par année civile.

Le deuxième cas concerne les proches aidants. Il permet à un agent de bénéficier de jours donnés lorsqu'il vient en aide à une personne présentant un handicap ou une perte d'autonomie d'une particulière gravité, sous réserve que cette personne entre dans le cercle des bénéficiaires défini par les textes.

La situation peut notamment concerner le conjoint, un parent ou une autre personne avec laquelle l'agent entretient les liens prévus par la réglementation.

L'agent doit produire les justificatifs exigés par le décret et une déclaration sur l'honneur attestant l'aide effective apportée à la personne concernée. Le plafond est, là encore, fixé à quatre-vingt-dix jours par personne aidée et par année civile.

Le troisième cas concerne le décès d'un enfant de moins de vingt-cinq ans ou d'une personne de moins de vingt-cinq ans dont l'agent assumait la charge effective et permanente.

Ce dispositif constitue une possibilité complémentaire aux congés et autorisations d'absence prévus dans les situations de deuil.

Le nombre maximal de jours est fixé à quatre-vingt-dix par enfant ou personne concernée. Le congé peut intervenir pendant un an à compter du décès et être fractionné à la demande de l'agent.

L'intérêt de cette souplesse est évident. Le besoin de présence et de temps personnel ne se limite pas nécessairement aux jours qui suivent immédiatement un décès. Certaines démarches familiales et personnelles peuvent se prolonger pendant plusieurs mois.

Enfin, depuis le décret n° 2023-774 du 11 août 2023, le don de jours bénéficie également aux agents publics participant, en qualité de sapeurs-pompiers volontaires, aux missions ou activités d'un service d'incendie et de secours.

Cette extension mérite une attention particulière de la part des départements, des communes et des établissements publics qui comptent des sapeurs-pompiers volontaires parmi leurs personnels.

Le dispositif leur permet de disposer de jours supplémentaires dans la limite de dix jours jusqu'au terme de l'année civile, sur présentation d'une attestation du service d'incendie et de secours précisant la mission ou l'activité concernée ainsi que le nombre de jours sollicités.

Le congé peut être pris pendant une période d'un an à compter de la réception du don et être fractionné à la demande de l'agent.

Il ne faut donc pas appliquer indistinctement les mêmes plafonds, les mêmes justificatifs ou les mêmes conditions de fractionnement à l'ensemble des situations.

La première responsabilité de la DRH consiste à qualifier précisément le fondement juridique de la demande.

4. La procédure administrative : une vigilance nécessaire, sans formalisme excessif

La mise en œuvre du don repose sur deux démarches distinctes.

L'agent donateur doit notifier par écrit son intention de céder des jours, en précisant leur nombre. Le décret prévoit que le don devient définitif après accord du chef de service, lequel vérifie que les conditions réglementaires sont remplies.

Cette intervention doit être comprise comme une vérification de régularité du don et non comme la possibilité d'opposer librement des considérations d'opportunité à une démarche remplissant les conditions légales.

L'agent bénéficiaire formule, de son côté, une demande écrite accompagnée des justificatifs correspondant à sa situation.

La réglementation prévoit un délai de quinze jours ouvrables pour informer l'agent bénéficiaire du don de jours de repos.

Cette disposition est parfois présentée de manière imprécise comme un délai général d'instruction ou d'acceptation de toute demande de congé. Il est préférable de s'en tenir à la portée exacte du texte : il impose à l'administration d'informer le bénéficiaire dans le délai prévu.

La confidentialité des justificatifs médicaux constitue un autre enjeu essentiel.

Un agent qui sollicite des jours pour accompagner son enfant gravement malade ou un proche dépendant n'a pas à exposer les détails de sa situation médicale à l'ensemble de sa hiérarchie.

Le dossier doit être instruit par les services compétents, dans le respect des règles relatives à la protection des données de santé. Le responsable de service doit disposer des informations nécessaires pour organiser l'absence, mais cela ne justifie pas la communication du contenu d'un certificat médical détaillé.

Les campagnes internes de solidarité nécessitent également une attention particulière. Il est possible d'informer les agents de l'existence du dispositif et, lorsque les conditions le permettent, d'organiser une collecte au bénéfice d'un collègue. Mais la communication doit respecter la vie privée du bénéficiaire et ne pas transformer une situation familiale difficile en exposition publique.

La discrétion constitue ici une marque de respect aussi importante que la solidarité elle-même.

5. Une délibération préalable est-elle indispensable ?

La question revient régulièrement dans les collectivités territoriales.

Certaines ont adopté une délibération spécifique pour organiser les dons de jours. D'autres ont mis en place une procédure administrative interne. D'autres encore ont créé un outil de suivi destiné à centraliser les jours cédés.

Ces pratiques peuvent répondre à des besoins réels. Elles ne doivent cependant pas être confondues avec les exigences du décret.

Le texte du 28 mai 2015 ne subordonne pas, de manière générale, l'ouverture du dispositif à une délibération préalable de l'assemblée territoriale prise après avis du comité social territorial.

Il serait donc juridiquement fragile d'affirmer qu'une collectivité ne peut pas accepter un don de jours tant qu'elle n'a pas adopté une délibération cadre.

Cela ne signifie pas qu'une organisation interne soit inutile.

Lorsqu'une collectivité emploie plusieurs centaines ou plusieurs milliers d'agents, il est préférable de déterminer à l'avance les services chargés de recevoir les dons, les modalités de vérification des compteurs, les procédures de transmission des justificatifs et les règles de suivi des jours utilisés.

La formalisation de ces modalités peut prendre différentes formes selon la portée des mesures envisagées.

Si l'employeur souhaite adopter des dispositions générales touchant à l'organisation des services ou aux conditions de travail, il devra examiner les compétences de ses instances consultatives au regard de l'objet réel des mesures.

En revanche, il ne saurait ajouter des conditions d'éligibilité ou des restrictions que les textes ne prévoient pas.

La même prudence s'impose à propos des fonds de solidarité.

Le décret organise le devenir des jours donnés et non utilisés. Il ne prescrit pas pour autant la création systématique d'un fonds autonome doté de règles locales qui pourraient modifier les garanties réglementaires.

Pour une DRH, l'objectif doit rester simple : assurer une gestion fiable des jours disponibles et de leur utilisation, sans construire une procédure inutilement complexe.

6. Le maintien de la rémunération doit faire l'objet d'une information précise

L'un des principaux intérêts du don de jours tient au maintien de la rémunération de l'agent bénéficiaire pendant son absence.

Cette garantie peut être déterminante pour un agent confronté à une situation familiale grave, notamment lorsque d'autres dispositifs de congés entraînent une suspension ou une diminution de certains éléments de rémunération.

Le décret du 28 mai 2015 prévoit toutefois des exclusions concernant certaines primes et indemnités.

Les remboursements de frais ne sont pas maintenus du seul fait du congé. Il en va également de certaines primes non forfaitaires liées à l'organisation ou au dépassement du cycle de travail.

Pour les directions des ressources humaines, il est donc nécessaire de distinguer le traitement indiciaire, les éléments statutaires de rémunération et les indemnités dépendant effectivement des conditions d'exercice des fonctions.

La situation du régime indemnitaire appelle une attention particulière dans les collectivités ayant institué le RIFSEEP ou d'autres régimes indemnitaires.

Le traitement de ces éléments doit tenir compte de leur nature, des dispositions réglementaires applicables et des règles légalement fixées par la collectivité.

Il serait imprudent d'annoncer systématiquement à l'agent le maintien de l'intégralité de toutes les sommes figurant habituellement sur son bulletin de paie.

Une simulation individualisée peut être utile lorsque la rémunération comporte plusieurs composantes.

Sur le plan statutaire, le décret assimile la durée du congé à une période de service effectif.

Cette garantie permet de protéger les droits de l'agent pendant la période d'absence et contribue à distinguer le don de jours de certains autres congés familiaux.

Elle mérite d'être explicitement portée à la connaissance des bénéficiaires.

7. L'organisation de l'absence doit respecter les droits de l'agent sans négliger la continuité du service

L'utilisation des jours donnés peut conduire à des absences relativement longues.

Le décret autorise notamment le bénéficiaire à s'absenter pendant plus de trente et un jours consécutifs, par dérogation à la limite normalement applicable aux congés annuels.

Cette possibilité est essentielle lorsque l'état de santé d'un enfant ou d'un proche nécessite une présence prolongée.

Mais une absence de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois, n'est pas sans conséquences sur le fonctionnement d'un service territorial.

Dans un service administratif disposant de plusieurs agents exerçant des fonctions proches, une réorganisation temporaire peut parfois être envisagée.

Dans une petite commune, un établissement d'accueil de jeunes enfants, un service technique ou une structure d'accompagnement social, l'absence d'un agent peut nécessiter un remplacement ou une adaptation importante des activités.

Le rôle de la direction des ressources humaines consiste à anticiper ces conséquences avec les responsables opérationnels.

Il ne s'agit pas de remettre en cause le principe du dispositif, mais d'organiser les conditions dans lesquelles l'absence pourra se dérouler sans fragiliser excessivement la continuité du service public.

Cette anticipation suppose également de connaître les règles de fractionnement.

Pour les situations de maladie grave d'un enfant ou d'accompagnement d'un proche aidé, le décret prévoit que le congé peut être fractionné à la demande du médecin concerné.

Pour les situations de décès et d'engagement comme sapeur-pompier volontaire, des dispositions spécifiques permettent le fractionnement à la demande de l'agent.

Ces distinctions doivent être prises en compte lors de la construction du calendrier d'absence.

Une collectivité ne peut pas traiter l'ensemble des bénéficiaires comme s'ils relevaient d'un régime uniforme.

8. Le sort des jours non utilisés constitue un véritable enjeu de gestion

Le don de jours est définitif une fois les conditions réglementaires réunies.

Cette caractéristique mérite d'être expliquée au donateur avant qu'il ne formalise sa démarche.

Il peut arriver que la situation du bénéficiaire évolue favorablement, que son besoin d'absence diminue ou que tous les jours attribués ne soient finalement pas consommés.

Le donateur ne dispose pas pour autant d'un droit général à récupérer les jours qu'il a cédés.

Le bénéficiaire ne peut pas davantage obtenir une indemnité en contrepartie des jours non utilisés ni demander leur inscription sur son propre compte épargne-temps.

Le décret fixe des règles particulières de restitution des jours non consommés au service gestionnaire ou à l'autorité compétente.

Ces dispositions imposent un suivi précis.

Il faut pouvoir distinguer les jours reçus, les jours attribués, les jours effectivement utilisés et les reliquats.

Cette gestion peut devenir complexe lorsque plusieurs campagnes de don interviennent au cours d'une même année, notamment dans les collectivités employant un nombre important d'agents.

Le système d'information RH doit, dans la mesure du possible, permettre d'identifier ces opérations sans les confondre avec les congés annuels ordinaires ou les jours inscrits sur les comptes épargne-temps.

La question devient également sensible lorsqu'un bénéficiaire change d'employeur.

Le principe du don entre agents relevant du même employeur ne crée pas un droit général au transfert des jours donnés lors d'une mutation vers une autre collectivité.

Il importe donc d'anticiper cette difficulté, notamment lorsqu'un agent envisage une mobilité alors qu'il bénéficie encore de jours attribués.

Le suivi du don de jours ne s'arrête pas à la décision initiale. Il doit couvrir l'ensemble du parcours administratif jusqu'à la clôture du dossier.

9. Le don de jours ne doit pas remplacer les autres droits statutaires

Une autre difficulté tient à l'articulation du dispositif avec les congés et autorisations d'absence prévus par le droit de la fonction publique.

Lorsqu'un agent doit accompagner son enfant gravement malade, il peut également être concerné par le congé de présence parentale.

Lorsqu'il aide une personne dépendante, le congé de proche aidant peut constituer une autre solution.

En cas de décès d'un enfant, les congés et autorisations d'absence liés à cet événement doivent être examinés selon les dispositions applicables.

Ces dispositifs ne répondent pas aux mêmes règles et ne produisent pas les mêmes effets financiers.

Le don de jours présente notamment l'intérêt de permettre une absence avec maintien de la rémunération dans les limites prévues par les textes.

Mais il dépend de l'existence de jours effectivement donnés par d'autres agents. Il ne peut donc pas constituer, à lui seul, une garantie suffisante pour accompagner toutes les situations familiales difficiles.

Pour un DRH, la démarche la plus protectrice consiste à présenter à l'agent l'ensemble des possibilités légales correspondant à sa situation.

Le don de jours doit être envisagé comme un dispositif complémentaire, dont l'articulation avec les autres droits peut être organisée en fonction des besoins.

Il serait regrettable qu'un employeur territorial privilégie systématiquement une campagne de solidarité sans avoir préalablement examiné les droits statutaires auxquels l'agent peut prétendre.

La générosité des collègues ne saurait se substituer aux obligations de l'administration.

10. Une démarche humaine qui révèle aussi la qualité de l'organisation RH

Au-delà des aspects juridiques, le don de jours interroge la manière dont une collectivité accompagne les situations personnelles difficiles.

Lorsqu'un agent doit interrompre son activité pour faire face à une épreuve familiale, il a besoin de réponses rapides, fiables et compréhensibles.

Une procédure trop lourde peut accentuer ses difficultés. Des informations contradictoires sur la rémunération ou les justificatifs nécessaires peuvent créer une inquiétude supplémentaire. Une communication mal maîtrisée peut porter atteinte à la confidentialité de sa situation.

Inversement, une direction des ressources humaines qui dispose d'un circuit clairement défini peut faciliter considérablement les démarches.

L'agent connaît les interlocuteurs auxquels s'adresser. Les gestionnaires savent vérifier les droits disponibles. Les responsables de service sont informés des conséquences organisationnelles sans accéder à des données personnelles qui ne les concernent pas.

Le dispositif devient alors un exemple de bonne articulation entre sécurité juridique et attention portée aux personnes.

Il faut toutefois garder à l'esprit que la solidarité n'efface pas les contraintes de fonctionnement.

Lorsque l'absence prolongée d'un agent nécessite un remplacement, la collectivité doit en mesurer les conséquences budgétaires. Lorsque plusieurs agents sont simultanément concernés, elle doit préserver une gestion équitable des demandes et éviter les décisions fondées sur la seule visibilité d'une situation au sein des services.

L'objectif ne consiste pas à apprécier quelle situation personnelle susciterait le plus de compassion.

Il consiste à appliquer les conditions réglementaires avec constance, tout en permettant aux agents d'exprimer librement leur solidarité.

Cette exigence d'équité constitue, à mes yeux, l'une des principales responsabilités des directions des ressources humaines dans la mise en œuvre du dispositif.

Conclusion — Une solidarité qui mérite autre chose qu'une gestion improvisée

Le don de jours de repos représente une avancée dans la prise en compte des réalités personnelles des agents publics.

Il permet de traduire une solidarité spontanée en un soutien concret, sans réduire cette démarche à une aide financière ou à une simple manifestation d'empathie.

L'élargissement du dispositif aux proches aidants, aux parents endeuillés et aux sapeurs-pompiers volontaires montre que le droit de la fonction publique peut intégrer des formes d'engagement et des contraintes personnelles très différentes.

Pour autant, la simplicité apparente du mécanisme ne doit pas conduire les employeurs territoriaux à en sous-estimer les exigences.

La nature des jours cessibles, les conditions d'ouverture, la confidentialité des justificatifs, le maintien de la rémunération, l'organisation des absences et la gestion des jours non utilisés nécessitent une attention réelle.

L'enjeu n'est pas d'ajouter des formalités à une démarche déjà éprouvante pour le bénéficiaire. Il est au contraire de construire une organisation suffisamment rigoureuse pour que l'agent n'ait pas à supporter les conséquences d'une mauvaise maîtrise des règles.

La fonction ressources humaines trouve ici une expression particulièrement concrète de sa responsabilité.

Elle ne consiste pas seulement à appliquer des textes, mais à faire en sorte que les droits qu'ils organisent puissent être exercés simplement, équitablement et dans le respect des personnes.

Références juridiques

Le cadre juridique du don de jours repose notamment sur les articles L. 621-6 et L. 621-7 du Code général de la fonction publique ainsi que sur le décret n° 2015-580 du 28 mai 2015 modifié.

Les extensions successives du dispositif résultent notamment des décrets n° 2018-874 du 9 octobre 2018, n° 2021-259 du 9 mars 2021 et n° 2023-774 du 11 août 2023.

Consulter le décret n° 2015-580 sur Légifrance →

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