La NBI : un droit statutaire à verser dès que les conditions sont remplies

La Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI) est un avantage indiciaire accordé aux fonctionnaires occupant certains emplois comportant des responsabilités ou sujétions particulières, listés par les textes réglementaires. Il s’agit d’un droit statutaire pour tout agent qui remplit les conditions d’attribution : la collectivité est obligée de la verser dès lors que l’agent occupe effectivement un poste ouvrant droit à NBI. Aucune délibération spécifique n’est nécessaire pour verser la NBI, car ce versement résulte directement de la réglementation en vigueur. Si un agent remplit les critères et qu’aucune NBI ne lui a été versée, cela constitue une omission que l’administration doit corriger en versant les rappels correspondants en tenant compte des fonctions exercées sur la période concernée.

Peut-on attribuer la NBI de façon rétroactive ?

Oui. Si l’administration a omis de verser la NBI alors que l’agent y avait droit, il est tout à fait possible – et même nécessaire – de l’attribuer rétroactivement. La jurisprudence administrative confirme d’ailleurs que l’agent est fondé à réclamer le versement rétroactif de la NBI non perçue, puisque celle-ci est un droit acquis dès lors que les conditions étaient réunies. Par exemple, la Cour administrative d’appel de Douai a jugé en 2005 qu’un refus de versement de la NBI à un agent remplissant les fonctions y ouvrant droit devait donner lieu au rappel des sommes dues sur la période concernée. En pratique, cela signifie que si un agent a occupé un poste éligible à la NBI mais n’a pas touché cette bonification en son temps, l’autorité territoriale peut (et doit) prendre un arrêté attributif de NBI avec effet rétroactif à la date à laquelle l’agent a commencé à remplir les fonctions ouvrant droit, puis procéder aux paiements des arriérés correspondants.

Attention : pour que ce versement rétroactif soit légal, il faut que l’emploi de l’agent ait bien été éligible à la NBI pendant la période passée en question. Le Conseil d’État a jugé que l’octroi rétroactif d’une NBI n’est possible que si l’emploi figure déjà dans un texte réglementaire existant prévoyant cette NBI. En d’autres termes, on ne peut pas créer un droit à NBI de façon rétroactive si la bonification n’était pas prévue par les textes à l’époque considérée. Mais si la réglementation prévoyait bien la NBI pour les fonctions exercées par l’agent durant ces années, l’oubli de versement peut être rectifié a posteriori.

La limite de la rétroactivité : la prescription quadriennale

Bien que l’on puisse attribuer la NBI rétroactivement, la période de rappel des sommes dues est juridiquement encadrée par la prescription quadriennale. La prescription quadriennale (issue de la loi n° 68-1250 du 31 décembre 1968) est la règle selon laquelle les créances financières sur une personne publique sont éteintes au bout de quatre ans si elles n’ont pas été réclamées. Concrètement, lorsqu’une collectivité découvre (ou qu’un agent réclame) un oubli de versement de la NBI, le rappel de traitement ne pourra couvrir que les 4 dernières années antérieures à la demande, plus l’année en cours.

En application de cette règle, si par exemple un agent occupait depuis 10 ans un emploi ouvrant droit à une NBI sans l’avoir perçue, il ne pourra obtenir un rappel que sur les quatre années antérieures à sa demande (les années plus anciennes sont prescrites). L’article 1 de la loi du 31 décembre 1968 dispose en effet que « sont prescrites… toutes créances qui n'ont pas été payées dans un délai de quatre ans à partir du premier jour de l'année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis ». Autrement dit, les droits à NBI non versés au-delà de 4 ans rétroactivement deviennent juridiquement irrécouvrables par l’agent en l’absence de réclamation dans les délais.

Résumé de la règle : oui, on peut attribuer et verser rétroactivement une NBI omise, mais seulement jusqu’à 4 ans en arrière (en plus de l’année en cours), conformément à la prescription quadriennale. Passé ce délai, la collectivité n’est plus tenue de verser les arriérés et peut légalement opposer la prescription pour les périodes plus anciennes.

Démarches et conseils pratiques

Pour obtenir la NBI rétroactive, l’agent concerné a tout intérêt à présenter une demande écrite motivée dès qu’il constate l’oubli, en rappelant qu’il occupe un poste éligible à la NBI depuis telle date et en joignant si possible les références réglementaires correspondantes. De son côté, l’administration employeur, une fois informée ou consciente de l’oubli, doit sécuriser juridiquement la situation en prenant un arrêté attributif de NBI mentionnant explicitement la date d’effet rétroactive (par exemple : « à compter du… »), puis en procédant aux rappels de salaire dus. Ces rappels feront l’objet de fiches de paie distinctes, avec mention des cotisations sociales applicables sur la période concernée, conformément aux règles de paie (les taux de cotisation et la valeur du point d’indice à appliquer pour chaque année de rappel seront ceux en vigueur sur les périodes travaillées correspondantes).

Il est également utile de distinguer cette situation (oubli de versement d’un droit) de l’hypothèse inverse où un agent aurait perçu la NBI à tort. Dans ce dernier cas, la règle de prescription n’est pas la même : l’administration ne peut réclamer le remboursement d’un trop-perçu de NBI que dans un délai de 2 ans à partir de la découverte de l’erreur (prescription biennale prévue par l’article 37-1 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000). Cette asymétrie vise à protéger les agents, en limitant la durée de récupération des indues, alors que les rappels en leur faveur bénéficient d’un délai un peu plus long (4 ans).

En résumé, oui, il est tout à fait possible d’attribuer rétroactivement une NBI non versée, à condition que l’agent ait effectivement occupé un emploi éligible pendant la période considérée. L’agent est en droit de demander les rappels correspondants, et la collectivité doit y procéder de manière sécurisée. Cependant, cette rétroactivité est limitée par la prescription quadriennale : on ne peut remonter que 4 ans en arrière au maximum (plus l’éventuelle fraction de l’année en cours) pour verser les arriérés dus. Au-delà de ce délai de 4 ans, même si l’agent remplissait les conditions depuis une date plus lointaine, les sommes non réclamées sont juridiquement prescrites et ne pourront plus être versées.

Ainsi, pour éviter toute perte de droit, il est recommandé aux agents de vérifier régulièrement leur situation indemnitaire et de signaler sans tarder toute NBI oubliée. De même, les services RH des collectivités ont tout intérêt à contrôler périodiquement que tous les agents éligibles perçoivent bien leur NBI, afin de corriger les éventuels oublis dans les délais et d’assurer la sécurité juridique de la rémunération de leurs agents.

Par Pascal NAUD

Président, fondateur de www.naudrh.com

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