La communicabilité du procès-verbal du conseil médical constitue un point de vigilance majeur pour les services des ressources humaines territoriaux. Elle se situe à l’intersection de plusieurs exigences juridiques qu’il convient d’articuler avec précision : le droit d’accès de l’agent à son dossier administratif, le respect du secret médical et la protection du fonctionnement collégial des instances.

Au-delà de la seule question de principe, l’enjeu est opérationnel. Une mauvaise gestion de cette communicabilité peut fragiliser la décision administrative, nourrir un contentieux ou altérer la relation de confiance avec l’agent.

Tout agent public dispose d’un droit d’accès aux documents administratifs le concernant, conformément notamment aux articles L311-1 et suivants du Code des relations entre le public et l’administration. Ce droit, consacré notamment par le Code des relations entre le public et l’administration et conforté par une jurisprudence constante, participe du respect des droits de la défense et du principe de transparence de l’action administrative.

Dans ce cadre, le procès-verbal du conseil médical constitue un document administratif dès lors qu’il est détenu par la collectivité et qu’il se rattache à la situation individuelle de l’agent. Il est donc, en principe, communicable à l’intéressé.

Toutefois, ce principe ne saurait être interprété comme impliquant une communication automatique, intégrale et sans précaution. La nature même du document impose une approche nuancée.

Le procès-verbal du conseil médical présente une singularité : il mêle des éléments médicaux, des échanges internes à une instance collégiale et, parfois, des informations relatives à des tiers. Cette spécificité impose une analyse préalable avant toute communication.

Le premier niveau de vigilance concerne le secret médical, inhérent à l’examen par le conseil de situations individuelles sous un angle de santé. Le conseil médical examine des situations individuelles sous un angle médical, ce qui conduit nécessairement à la présence d’informations relatives à l’état de santé de l’agent. Si ces informations concernent directement l’intéressé, leur communication est en principe possible, mais elle doit être réalisée avec discernement. Dans certaines situations, notamment lorsque les données sont complexes ou susceptibles d’être mal interprétées, une transmission par l’intermédiaire d’un médecin peut s’avérer pertinente afin de garantir une compréhension adaptée.

Le second niveau de vigilance tient au secret des délibérations. Le conseil médical fonctionne sur un mode collégial qui suppose la liberté de parole de ses membres. Le procès-verbal peut ainsi retracer des échanges, des positions individuelles ou des discussions préparatoires qui ne sont pas destinés à être portés à la connaissance de l’agent. La communication de ces éléments en l’état serait susceptible de porter atteinte au bon fonctionnement de l’instance.

Enfin, la protection des tiers constitue un troisième niveau d’attention. Le document peut contenir des informations concernant d’autres agents, des professionnels de santé ou des intervenants extérieurs. Ces données ne peuvent être transmises sans précaution et doivent, le cas échéant, faire l’objet d’une anonymisation ou d’une suppression.

Dans ces conditions, la communicabilité du procès-verbal ne peut être envisagée sans une démarche préalable d’analyse et, lorsque cela s’avère nécessaire, d’adaptation du document.

Dans la pratique des ressources humaines territoriales, il est essentiel, pour sécuriser la communication à l’agent, d’opérer une distinction nette entre l’avis rendu par le conseil médical et le procès-verbal de la séance.

L’avis constitue la position formalisée du conseil. Il s’agit d’un document synthétique, directement exploitable par l’administration pour fonder sa décision. Sa communicabilité ne soulève, en principe, aucune difficulté particulière.

Le procès-verbal, quant à lui, retrace le déroulement des échanges et peut contenir des éléments sensibles, tant sur le plan médical que sur celui des délibérations. Cette richesse d’information explique qu’il ne soit pas destiné à être communiqué de manière brute.

Dans la majorité des situations, la communication de l’avis permet d’informer utilement l’agent sans exposer la collectivité aux risques juridiques liés à une diffusion inadaptée du procès-verbal.

Face à une demande de communication du procès-verbal, comme celle d’un agent placé en congé de maladie ordinaire ou en congé de longue maladie souhaitant comprendre les échanges ayant conduit à l’avis rendu, la collectivité doit adopter une démarche structurée et juridiquement sécurisée. Cette démarche repose d’abord sur une analyse attentive du document afin d’identifier les éléments relevant du secret médical, du secret des délibérations ou de la protection des tiers. Elle suppose ensuite, le cas échéant, une adaptation du document, par des occultations ciblées ou des anonymisations.

La réponse apportée à l’agent doit être claire et motivée, notamment lorsque certaines mentions ne sont pas communiquées. Cette motivation contribue à sécuriser la position de la collectivité et à prévenir les contestations.

Il est également opportun d’intégrer cette problématique dans les procédures internes afin d’harmoniser les pratiques. L’existence d’une doctrine claire permet d’éviter des réponses hétérogènes et de renforcer la sécurité juridique globale.

Une communication du procès-verbal sans précaution expose la collectivité à plusieurs risques. Elle peut conduire à une violation du secret médical, à une atteinte au principe de confidentialité des délibérations ou à des incompréhensions susceptibles d’alimenter un contentieux.

À l’inverse, un refus de communication insuffisamment motivé est également susceptible d’être contesté et de fragiliser la décision administrative.

La gestion de ces demandes implique donc de rechercher un équilibre entre transparence et protection, dans une logique de sécurisation des pratiques RH.

Le procès-verbal du conseil médical est, par principe, communicable à l’agent concerné. Toutefois, cette communicabilité n’implique ni une transmission en l’état, ni une communication intégrale et sans adaptation. La nature du document impose une analyse préalable et, dans la majorité des cas, des aménagements destinés à préserver le secret médical, le secret des délibérations et les droits des tiers.

Pour les responsables des ressources humaines territoriaux, l’enjeu est de mettre en œuvre une communication maîtrisée, à la fois respectueuse des droits de l’agent et juridiquement sécurisée.

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Le décret n° 2024-349 du 16 avril 2024 modifie les dispositions relatives au comité médical au sein du décret n° 2003-1306 du 26 décembre 2003 relatif au régime de retraite des fonctionnaires affiliés à la Caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales et du décret n° 87-602 du 30 juillet 1987 pris pour l'application de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et relatif à l'organisation des conseils médicaux, aux conditions d'aptitude physique et au régime des congés de maladie des fonctionnaires territoriaux.

Il détermine les cas de saisine des formations - restreinte et plénière - du conseil médical en préservant l'harmonisation entre les versants de la fonction publique. Il simplifie l'organisation et le fonctionnement des conseils médicaux sur le modèle des dispositions règlementaires d'ores et déjà applicables au sein de la fonction publique de l'Etat au sein du décret n° 2022-353 du 11 mars 2022 relatif aux conseils médicaux dans la fonction publique de l'Etat.

Le décret prévoit notamment trois cas supplémentaires de compétence du conseil médical en formation restreinte. Celui-ci sera saisi pour avis en cas de contestation de l’avis médical rendu par un médecin agréé dans le cadre des procédures suivantes (art. 5, II, 4° décret n°87-602 du 30 juil. 1987) :

- lorsque le fonctionnaire ayant accompli au moins 15 ans de service, ou son conjoint, est atteint d'une infirmité ou d'une maladie incurable le plaçant dans l'impossibilité d'exercer une quelconque profession,

- lorsque le fonctionnaire admis à la retraite pour invalidité est contraint d'avoir recours d'une manière constante à l'assistance d'une tierce personne pour accomplir les actes ordinaires de la vie,

- lorsque l’infirmité permanente d’un enfant du fonctionnaire qui se trouvait à sa charge lors de son décès le met dans l'impossibilité de gagner sa vie.

Ces nouvelles dispositions, introduites dans les décrets n°87-602 du 30 juil. 1987 et n° 2003-1306 du 26 déc. 2006, s'appliquent aux saisines des conseils médicaux postérieures au 18 avril 2024.

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Il est recommandé à l’agent qui sollicite une nouvelle période de CLD de faire préciser par son médecin si la pathologie dont il est atteint relève ou non du même groupe d’affection (cancer, déficit immunitaire grave et acquis, maladie mentale, tuberculose, poliomyélite) que la pathologie initiale.

 A défaut de précision, toute nouvelle période de CLD sollicitée (de façon continue ou discontinue) est réputée être une période accordée pour le même groupe d’affection dans la limite des droits ouverts à partir de la période initiale et sans saisine du conseil médical sauf si la nouvelle période de CLD entraîne le versement d’un demi traitement.

 En revanche, si le certificat médical révèle que la pathologie n’appartient pas au même groupe d’affection, l’agent a droit à un nouveau CLD de 5 ans et le conseil médical doit être saisi s’agissant de la première période de CLD. Comme dans le cas précédent, le certificat médical n’a pas à mentionner la nature de l’affection ou de la pathologie dont souffre l’agent.

Source: CGGC

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Afin de faciliter la prise en charge du personnel des collectivités territoriales dans un contexte caractérisé par la pénurie des médecins dans la fonction publique territoriale et en application de l'article 40 de la loi n° 2019-828 du 6 août 2019 de transformation de la fonction publique, l'article 2 de l'ordonnance n° 2020-1447 du 25 novembre 2020 portant diverses mesures en matière de santé institue, à compter du 1er février 2022, une seule instance médicale, le conseil médical, se substituant au comité médical et à la commissions de réforme.

Tirant les conséquences de cette réforme et afin d'améliorer le fonctionnement de cette nouvelle instance médicale, le décret n° 2022-350 du 11 mars 2022 relatif aux conseils médicaux dans la fonction publique territoriale modifie les décrets n° 87-602 du 30 juillet 1987 pris pour l'application de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 et relatif à l'organisation des comités médicaux, aux conditions d'aptitude physique et au régime des congés de maladie des fonctionnaires territoriaux et n° 2003-1306 du 26 décembre 2003 relatif au régime de retraite des fonctionnaires affiliés à la caisse nationale de retraites des agents des collectivités locales, en allégeant les cas de saisine des formations restreinte et plénière du conseil médical, au regard des hypothèses dans lesquelles le comité médical et la commission de réforme étaient amenés à se prononcer.

Cinq hypothèses relèvent désormais de la compétence du médecin agréé et de celle de la formation restreinte du conseil médical en cas de contestation des conclusions de celui-ci : l'admission des candidats aux emplois publics dont les fonctions exigent des conditions de santé particulières, l'octroi, le renouvellement et la réintégration d'un congé pour raison de santé, le bénéfice d'un temps partiel pour raison thérapeutique, la visite de contrôle de l'agent en congé de maladie au-delà de 6 mois consécutifs et le contrôle de l'agent en congé pour invalidité temporaire imputable au service.

En conséquence, continuent de relever de la compétence du conseil médical, notamment de la formation plénière, les cas tels que l'expiration des droits à rémunération à plein traitement, la réintégration de l'agent à l'issue d'un congé pour raison de santé lorsqu'il exerce des fonctions exigeant des conditions de santé particulières et le reclassement dans un autre emploi à la suite d'une altération de l'état de santé de l'agent.

S'agissant de la mise en œuvre des dispositions relatives à la compétence du médecin agréé, à la réception de la demande de l'agent, l'employeur territorial doit solliciter une expertise auprès d'un médecin agréé. Une fois le rendez-vous fixé, l'employeur adresse à l'agent concerné une convocation écrite et au médecin agréé préalablement à l'examen, les documents de nature à l'éclairer au regard du motif de la visite médicale, dont la fiche de poste de l'agent et, le cas échéant, toutes pièces médicales remises par l'agent sous pli confidentiel.

Concernant plus spécifiquement l'octroi et le renouvellement du temps partiel pour raison thérapeutique, en application de l'article 1er du décret n° 2021-1462 du 8 novembre 2021 relatif au temps partiel thérapeutique dans la fonction publique territoriale, l'autorisation est accordée à l'agent dès la réception de la demande, et n'est donc plus subordonnée au préalable à l'examen médical par le médecin agréé, dont le recours constitue une faculté pour l'autorité territoriale.

Cette répartition permet aux collectivités de traiter certaines situations sans avoir à passer par le conseil médical, lequel voit son temps préservé pour intervenir sur des hypothèses exigeant son expertise.

Afin d'accompagner les collectivités territoriales et les établissements publics dans la mise en oeuvre des dispositions du décret n° 2022-350 du 11 mars 2022, une foire aux questions relative aux instances médicales dans la fonction publique territoriale a été publiée par la direction générale des collectivités locales, qui vise à répondre aux sollicitations des services gestionnaires en précisant les compétences géographique et matérielle du conseil médical, la composition des formations, les modalités de saisine de l'instance et la prise en charge des frais médicaux.

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(Merci à la Gazette des Communes qui a fait référence à nos podcasts techniques dans un article du 26 juillet 2022)