Le Conseil d'État, dans sa décision du 29 octobre 2025, a confirmé le rejet d’un pourvoi concernant l’accès au dossier administratif d’un fonctionnaire qui contestait l’insertion de rapports dans son dossier, mais la juridiction a estimé que ces rapports ne comportaient aucune erreur ni élément diffamatoire, justifiant ainsi leur maintien.

🔑 Les points clés :

-L'accès au dossier administratif des fonctionnaires reste un droit fondamental, mais les demandes de rectification ou de retrait de documents sont strictement encadrées.

-Depuis la réforme de 2020, ce droit est désormais régulé par les articles L. 137-1 à L. 137-4 du Code général de la fonction publique.

📌 En résumé : Cette décision rappelle l'importance de la gestion transparente et rigoureuse des dossiers administratifs, ainsi que la nécessité de respecter les droits des fonctionnaires dans le cadre de leur évolution professionnelle.

En vertu de l’article 65 de la loi du 22 avril 1905, un agent public faisant l’objet d’une mesure prise en considération de sa personne, qu’elle soit ou non justifiée par l’intérêt du service, doit être mis à même d’obtenir communication de son dossier. Lorsqu’une enquête administrative a été diligentée sur le comportement d’un agent public ou porte sur des faits qui, s’ils sont établis, sont susceptibles de recevoir une qualification disciplinaire ou de justifier que soit prise une mesure en considération de la personne d’un tel agent, l’intéressé doit, en application de l’article 65 de la loi du 22 avril 1905, être mis à même d’obtenir communication du rapport établi à l’issue de cette enquête, ainsi que, lorsqu’ils existent, des procès-verbaux des auditions des personnes entendues sur le comportement de l’agent faisant l’objet de l’enquête, sauf si la communication de ces procès-verbaux serait de nature à porter gravement préjudice aux personnes qui ont témoigné.

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Lorsqu’une enquête administrative a été diligentée sur le comportement d’un agent public, y compris lorsqu’elle a été confiée à des corps d’inspection, le rapport établi à l’issue de cette enquête, ainsi que, lorsqu’ils existent, les procès-verbaux des auditions des personnes entendues sur le comportement de l’agent faisant l’objet de l’enquête font partie des pièces dont ce dernier doit recevoir communication en application de l’article 65 de la loi du 22 avril 1905, sauf si :

 a) la communication de parties de ce rapport ou de ces procès-verbaux serait de nature à porter gravement préjudice aux personnes qui ont témoigné.

b) Dans ce cas, l’administration doit informer l’agent public, de façon suffisamment circonstanciée, de leur teneur, de telle sorte qu’il puisse se défendre utilement.

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La loi 83-634  du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires dispose que «tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi» (art. 18).

Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Ces pièces sont précisées par le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique et par l'arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique.

Le fonctionnaire peut consulter librement son dossier en application du droit d'accès aux documents administratifs prévu par les articles L. 311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration. L'agent n'est pas tenu de motiver sa demande.

Pour assurer une traçabilité de la demande et le respect de la voie hiérarchique, l'agent qui souhaite consulter son dossier individuel doit en faire la demande par écrit à son supérieur hiérarchique. La pratique veut que l'administration, pour des raisons d'organisation et de bon fonctionnement des services, propose au demandeur un rendez-vous afin de consulter son dossier individuel. L'administration est tenue de répondre à une demande d'accès à un document administratif dans le délai d'un mois. Au-delà, l'absence de réponse équivaut à un refus (art. R. 311-13 du code des relations entre le public et l'administration).

Au jour de la notification du refus ou de l'expiration du délai d'un mois, le demandeur peut saisir la commission d'accès aux documents administratifs (CADA), autorité administrative indépendante chargée de veiller au respect de la liberté d'accès aux documents administratifs. La CADA rend un avis sur la demande, qui est notifié à l'intéressé et à l'autorité administrative. L'administration informe la CADA de la suite qu'elle entend donner à la demande. Si l'autorité administrative confirme son refus, expressément ou en gardant le silence, l'agent peut déférer son refus au juge administratif.

Dans un avis n° 20203309 du 26 octobre 2020, la commission d'accès aux documents administratifs rappelle que les documents composant le dossier d'un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l'intéressé en application de l'article L. 311-6 du code des relations entre le public et l'administration.

Toutefois, le droit d'accès fondé sur la loi générale s'efface lorsqu'une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s'appliquent les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 ou par les différentes lois statutaires que cette commission n'est pas compétente pour interpréter.

Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l'intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration. En application de l'article L. 311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :
- par consultation gratuite sur place ;
- par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ;
- par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration, ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l'envoi du document ;
- par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6 du code précité.

Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 € par page de format A4.

Le droit à communication s'applique aussi bien au dossier de carrière tenu par le service gestionnaire qu'au dossier tenu par le service affectataire (dit «dossier individuel local», «dossier de service», «dossier de travail» …).

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